Check-in sự kiện là gì? Tổng hợp chi tiết 3 công nghệ check-in hàng đầu hiện nay

Trong quy trình tổ chức sự kiện, check-in là hoạt động tiếp đón và xác thực thông tin khách mời tại khu vực cổng vào. Việc lựa chọn phương thức check-in phù hợp sẽ giúp Ban tổ chức kiểm soát chính xác số lượng người tham dự, đảm bảo an ninh và tối ưu hóa thời gian đón tiếp.

Bài viết dưới đây của Domettc sẽ định nghĩa rõ về check-in sự kiện và phân tích chi tiết 3 công nghệ phổ biến nhất hiện nay: Mã QR, Nhận diện khuôn mặt (FaceID) và Thẻ RFID/NFC.

1. Check-in sự kiện là gì?

Theo định nghĩa chuyên môn, check-in sự kiện là quy trình ghi nhận sự hiện diện của khách mời tại địa điểm tổ chức thông qua việc đối chiếu thông tin cá nhân với dữ liệu đăng ký trước đó.

Hệ thống check-in hiện đại không chỉ dừng lại ở việc đánh dấu tên vào danh sách mà bao gồm các chức năng kỹ thuật sau:

- Xác thực danh tính (Authentication): Sử dụng phần mềm để quét mã hoặc nhận diện sinh trắc học, đảm bảo người tham dự đúng là người đã đăng ký.
- Kiểm soát quyền truy cập (Access Control): Phân loại khách mời (VIP, Diễn giả, Khách thường) để cấp quyền vào các khu vực khác nhau.
- Thu thập dữ liệu (Data Logging): Ghi lại thời gian check-in chính xác để phục vụ công tác báo cáo và phân tích sau sự kiện.

2. Tổng hợp 3 công nghệ Check-in sự kiện phổ biến nhất

Dựa trên nguyên lý hoạt động và yêu cầu hạ tầng, dưới đây là phân tích chi tiết 3 công nghệ check-in đang được ứng dụng rộng rãi:

Check-in bằng Mã QR (QR Code)

Check-in bằng Mã QR là phương thức xác thực danh tính khách mời dựa trên công nghệ mã số mã vạch ma trận (Matrix Barcode) hai chiều. Mỗi khách mời được cấp một mã QR duy nhất chứa thông tin định danh đã được mã hóa.

Cơ chế hoạt động kỹ thuật:

- Mã hóa (Encoding): Hệ thống phần mềm quản lý sự kiện tạo ra mã QR tương ứng với dữ liệu đăng ký của từng khách mời và gửi qua Email, tin nhắn SMS hoặc ứng dụng di động (Zalo/App riêng).
- Giải mã (Decoding): Tại khu vực check-in, nhân viên sử dụng thiết bị chuyên dụng (máy quét mã vạch) hoặc camera của thiết bị di động để quét mã QR này.
- Đối chiếu dữ liệu (Data Matching): Phần mềm sẽ giải mã thông tin và đối chiếu tức thì với cơ sở dữ liệu trên máy chủ (Server) để xác nhận tính hợp lệ của vé.

Đọc thêm: Check in sự kiện bằng QR Code

Check-in bằng Nhận diện khuôn mặt (FaceID)

Check-in bằng Nhận diện khuôn mặt (FaceID) là phương thức xác thực danh tính dựa trên công nghệ sinh trắc học (Biometrics). Hệ thống sử dụng các thuật toán Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học sâu (Deep Learning) để phân tích, so sánh các đặc điểm hình học trên khuôn mặt của khách mời với dữ liệu hình ảnh đã được lưu trữ trong hệ thống.

Đặc điểm kỹ thuật:

- Tốc độ xử lý: Rất nhanh, trung bình dưới 2 giây/khách.
- Độ chính xác: Đạt trên 99% trong điều kiện ánh sáng tiêu chuẩn.

Yêu cầu hạ tầng:

- Thiết bị phần cứng: Camera AI hoặc máy tính bảng có độ phân giải cao.
- Máy chủ (Server): Cấu hình mạnh để xử lý dữ liệu hình ảnh nhanh chóng.
- Yêu cầu pháp lý đặc biệt: Do liên quan đến dữ liệu sinh trắc học nhạy cảm, đơn vị tổ chức bắt buộc phải tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân (bao gồm quy trình thông báo và xin chấp thuận xử lý dữ liệu từ khách mời).

- Phù hợp nhất với các hội nghị cấp cao (VIP), sự kiện Chính phủ, đại hội cổ đông hoặc các sự kiện nội bộ doanh nghiệp yêu cầu an ninh nghiêm ngặt.

Đọc thêm: Giải pháp check-in sự kiện bằng khuôn mặt (FaceID)

Check-in bằng công nghệ RFID/NFC (Vòng tay/Thẻ)

Check-in bằng RFID (Radio Frequency Identification - Nhận dạng qua tần số vô tuyến) và NFC (Near Field Communication - Giao tiếp trường gần) là phương thức xác thực tự động thông qua việc trao đổi dữ liệu không dây giữa thẻ định danh và thiết bị đọc.

Trong đó:

- RFID: Sử dụng sóng vô tuyến để nhận diện thẻ từ khoảng cách xa (tùy thuộc vào tần số sóng).
- NFC: Là một nhánh của RFID, hoạt động ở cự ly gần (thường dưới 4cm), yêu cầu sự tương tác trực tiếp ("chạm").

Đặc điểm kỹ thuật:

- Tốc độ xử lý: Nhanh, trung bình 2 - 3 giây/khách.
- Khả năng hoạt động Offline: Đây là tính năng vượt trội nhất. Hệ thống không bắt buộc phải có kết nối Internet liên tục để hoạt động. Dữ liệu check-in được lưu trữ cục bộ và sẽ đồng bộ lên hệ thống đám mây (Cloud) khi có mạng trở lại.
- Độ bền vật lý: Vòng tay/thẻ thường được làm từ nhựa, silicone hoặc vải chống nước, chịu được va đập và mồ hôi.
Yêu cầu hạ tầng:

- Thiết bị đầu đọc (Handheld Reader hoặc Gate Reader).
- Vật tư tiêu hao: Vòng tay hoặc thẻ từ có gắn chip.

Phù hợp nhất với các sự kiện có quy mô lớn (>1.000 người), sự kiện ngoài trời, lễ hội âm nhạc (Music Festival), giải chạy Marathon hoặc các triển lãm thương mại kéo dài nhiều ngày.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI DOME

Địa chỉ:

Trụ sở chính: 179c Hai Bà Trưng, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh: GS3, Vinhomes smartcity, Phường Tây Mỗ, Hà Nội.

Hotline: 0888 313 355 - Email: dome.ttc1@gmail.com