Giải pháp check in sự kiện bằng QR code | Vì sao check-in bằng QR Code là lựa chọn hàng đầu

21/02/2024

Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở khâu nội dung và sân khấu. Một trong những yếu tố tạo nên sự khác biệt và chuyên nghiệp chính là khâu check-in. Thay vì các hình thức truyền thống, giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code đang trở thành tiêu chuẩn mới – nhanh chóng, chính xác và tối ưu chi phí.

Vì sao check-in bằng QR Code là lựa chọn hàng đầu?

Check-in bằng QR code giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công như đánh dấu tên, dò danh sách in giấy hoặc phát vé vật lý. Thay vào đó, mã QR chứa thông tin khách mời sẽ được quét chỉ trong vài giây, giảm thiểu ùn tắc tại quầy check-in và nâng cao trải nghiệm người tham dự.

Một số lý do khiến check-in QR Code trở nên phổ biến:

Tốc độ xử lý nhanh: Chỉ mất 1-2 giây cho mỗi lượt khách.
Tự động hóa dữ liệu: Dữ liệu check-in được cập nhật real-time, hỗ trợ báo cáo tức thì.
Giảm thiểu rủi ro gian lận: Mỗi mã QR là duy nhất, không thể sử dụng trùng lặp.
Tăng tính chuyên nghiệp: Đem lại ấn tượng công nghệ ngay từ bước đầu tiên.

Đọc thêm: Giải pháp check-in sự kiện bằng QR Code cho FPT FTI

Các thành phần cần có để triển khai check-in bằng QR Code

1. Phần mềm quản lý sự kiện

Đây là nền tảng trung tâm giúp:

Tạo mã QR cá nhân hóa cho từng khách mời
Đồng bộ dữ liệu từ đăng ký đến check-in
Cung cấp báo cáo, thống kê tự động

2. Máy quét mã QR

Có thể sử dụng máy quét cầm tay chuyên dụng hoặc đơn giản hơn là camera điện thoại tích hợp phần mềm quét mã.

3. Thiết bị hiển thị và xử lý

Laptop, tablet hoặc smartphone được kết nối với hệ thống để hiển thị thông tin check-in, phân loại khách mời theo hạng mục, ghi nhận thời gian tham dự.

4. Kết nối mạng ổn định

Để dữ liệu được đồng bộ tức thời, hệ thống cần hoạt động trên nền tảng Internet hoặc Wi-Fi ổn định.

5. Hệ thống hỗ trợ (tùy chọn)

Máy in nhanh: Dùng để in thẻ tên, tài liệu hoặc hóa đơn nếu cần.
Bảng chỉ dẫn hoặc màn hình: Hướng dẫn quy trình check-in, phân luồng khách.
Thiết bị lưu điện: Dự phòng rủi ro mất điện, đảm bảo không gián đoạn.

Đọc thêm: Quét mã QR chơi Mini Game

Quy trình vận hành check-in QR Code

Trước sự kiện

Mời đăng ký qua landing page hoặc biểu mẫu điện tử
Gửi mã QR cá nhân hóa đến từng khách thông qua email/SMS

Tại sự kiện

Thiết lập bàn check-in với máy quét và thiết bị điều phối
Quét mã QR để xác nhận, đồng thời kiểm tra thông tin đi kèm
In thẻ tên, phát tài liệu hoặc quà tặng nếu có

Sau sự kiện

Hệ thống tổng hợp dữ liệu check-in (giờ đến, khách vắng mặt…)
Gửi thư cảm ơn hoặc khảo sát đánh giá trải nghiệm
Phân tích số liệu phục vụ cho các sự kiện tiếp theo

Lợi ích cụ thể cho từng đối tượng

Đối với khách mời:

Không phải chờ đợi lâu
Không cần mang theo giấy tờ rườm rà
Cảm nhận được sự chuyên nghiệp từ ban tổ chức

Đối với đơn vị tổ chức:

Dễ dàng quản lý danh sách khách mời
Giảm áp lực cho nhân sự vận hành
Chủ động điều chỉnh thông tin khách ngay cả trước giờ G
Tạo dựng hình ảnh thương hiệu hiện đại, hiệu quả

Vì sao chọn DOME TTC cho sự kiện của bạn?

Tốc độ xử lý cực nhanh: Tối ưu hoá luồng di chuyển của khách mời, không còn cảnh xếp hàng dài chờ check-in.
Tính bảo mật cao: Mỗi mã QR là duy nhất – không thể giả mạo, không thể trùng lặp.
Thống kê realtime: Cập nhật dữ liệu khách đến – khách vắng mặt tức thời, hỗ trợ điều phối trong sự kiện.
Khả năng tùy biến cao: Dễ dàng tích hợp với hệ thống CRM, landing page, phần mềm bán vé, tạo nên trải nghiệm liền mạch.
Chăm sóc hậu sự kiện: Gửi email cảm ơn, khảo sát hài lòng, phân tích hành vi khách tham dự – tất cả trong một hệ thống.

DOME TTC không chỉ là đơn vị cung cấp thiết bị, mà là đối tác công nghệ giúp doanh nghiệp và các đơn vị tổ chức nâng tầm chuyên nghiệp cho sự kiện của mình.

Thông tin liên hệ DOME TTC – Đặt giải pháp, nhận hiệu quả:

Địa chỉ: 179C Hai Bà Trưng, P. Võ Thị Sáu, Q.3, TP.HCM
Hotline: 0888 313 355
Email: dome.ttc1@gmail.com
Website: www.domettc.com