Phần mềm check in sự kiện: Giải pháp tối ưu dành cho sự kiện

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở khâu chuẩn bị nội dung và hậu cần. Một yếu tố then chốt tạo nên sự chuyên nghiệp và trải nghiệm mượt mà cho người tham dự chính là quy trình check-in.

Thay vì sử dụng cách truyền thống như danh sách in giấy, bảng Excel hay gọi tên, các đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay đang dần chuyển sang áp dụng phần mềm check-in sự kiện để tối ưu hóa quy trình đón tiếp – nâng cao hình ảnh thương hiệu, kiểm soát rủi ro và nâng cấp trải nghiệm khách mời.

Phần mềm check-in sự kiện là gì?

Phần mềm check-in sự kiện là công cụ số được thiết kế để hỗ trợ quy trình đón tiếp khách mời tại các sự kiện – từ việc xác minh danh tính, quét mã QR, ghi nhận thời gian đến, in badge tên, đến quản lý danh sách khách mời, thống kê dữ liệu và gửi báo cáo tự động.

Công cụ này có thể hoạt động trên nhiều thiết bị như laptop, tablet, điện thoại hoặc máy quét chuyên dụng, được tích hợp với các hệ thống CRM, cổng đăng ký trực tuyến, nền tảng gửi thư mời hay các hệ thống đánh giá sự kiện khác.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm check-in sự kiện

Tăng tốc quy trình đón tiếp khách mời

• Check-in nhanh chỉ trong vài giây bằng mã QR hoặc NFC.
• Hạn chế tối đa việc chờ đợi, xếp hàng, gây mất thiện cảm.
• Dễ dàng phân luồng đón tiếp theo nhóm khách: VIP, truyền thông, đại biểu...

Đọc thêm: Diễn đàn năng lượng sạch lớn nhất tại Việt Nam

Quản trị danh sách khách mời chuyên nghiệp

• Đồng bộ dữ liệu khách đăng ký trực tuyến.
• Cập nhật trạng thái tham dự theo thời gian thực.
• Phân loại khách mời, tạo trường tùy chỉnh theo đặc thù từng sự kiện.

Nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp của sự kiện

• Giao diện hiện đại, thao tác nhanh chóng, tạo ấn tượng từ phút đầu tiên.
• In thẻ tên cá nhân hóa ngay tại quầy check-in.
• Tích hợp gửi email cảm ơn, khảo sát sau sự kiện.

Đọc thêm: Domettc đồng hành cùng Lễ Kick Off Dự án Naia City Móng Cái

Báo cáo tự động – dữ liệu minh bạch

• Thống kê số lượng khách check-in, thời gian cao điểm.
• Báo cáo tỷ lệ tham dự so với đăng ký.
• Xuất file Excel, CSV, PDF phục vụ đánh giá hiệu quả sự kiện.

Quy trình ứng dụng phần mềm vào sự kiện thực tế

Trước sự kiện

• Tạo danh sách khách mời và gửi mã QR tự động qua email/SMS.
• Thiết lập phần mềm, cấu hình biểu mẫu, thiết kế giao diện tùy chỉnh.
• Tập huấn đội ngũ check-in.

Trong sự kiện

• Tiếp nhận khách, quét mã QR hoặc nhập tay thông tin.
• In thẻ tên, hướng dẫn vào khu vực phù hợp.
• Theo dõi số lượng người đã check-in theo thời gian thực.

Đọc thêm: QR Code Marketing – Xu hướng tiếp thị hiện đại cho doanh nghiệp số

Sau sự kiện

• Xuất báo cáo số liệu: tỷ lệ tham dự, khung giờ cao điểm, thời gian lưu trú…
• Gửi khảo sát, cảm ơn, quà tặng đến khách mời đã tham dự.
• Tối ưu dữ liệu cho sự kiện tiếp theo.

Kết luận

Phần mềm check-in sự kiện không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả vận hành toàn bộ sự kiện.

Trong bối cảnh người tham dự ngày càng đòi hỏi trải nghiệm trọn vẹn, nhanh chóng và thuận tiện, việc đầu tư vào một hệ thống check-in hiện đại chính là yếu tố tạo ra khác biệt và nâng tầm sự kiện của bạn.

 
Liên hệ tư vấn & demo phần mềm check-in sự kiện

Công Ty TNHH DOME TTC

Địa chỉ: 179C Hai Bà Trưng, P. Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0888 313 355
Email: dome.ttc1@gmail.com
Website: www.domettc.com