Check in sự kiện bằng QR Code – Giải pháp tối ưu trong tổ chức sự kiện thời đại số

02/06/2025

Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, các sự kiện ngày càng yêu cầu quy trình vận hành chuyên nghiệp, nhanh gọn và chính xác. Trong đó, check in sự kiện bằng QR code nổi lên như một giải pháp không thể thiếu, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu nhân lực, đảm bảo an ninh và nâng cao trải nghiệm cho khách tham dự. Cùng domettc.com tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

1. Check in sự kiện bằng QR code là gì?

Check in sự kiện bằng QR code là phương pháp xác nhận khách mời đến tham dự sự kiện thông qua việc quét mã QR được tạo riêng cho từng người. Mã QR này có thể được gửi qua email, ứng dụng, tin nhắn hoặc tích hợp trên vé mời. Khi đến sự kiện, khách mời chỉ cần đưa mã QR ra để máy quét ghi nhận thông tin.

Phương pháp này đang được ứng dụng rộng rãi trong các sự kiện như:

Hội nghị, hội thảo chuyên đề
Sự kiện ra mắt sản phẩm
Triển lãm, hội chợ thương mại
Workshop, talkshow, seminar
Sự kiện nội bộ của doanh nghiệp

2. Nội dung trên mã QR để check in

Một mã QR dùng để check in sự kiện thường được mã hóa các thông tin như:

Họ tên khách mời
Mã định danh hoặc mã vé
Thời gian check in
Đơn vị/nhóm mời
Mã sự kiện riêng biệt
Hệ thống quản lý check in có thể quét mã QR và truy xuất dữ liệu này trong thời gian thực, đồng thời ghi nhận lịch sử check in của từng người tham dự.

3. Lợi ích của check in sự kiện bằng QR code

3.1. Đối với người tổ chức sự kiện

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Giảm bớt nhân lực tiếp đón, rút ngắn thời gian chờ check in.
Theo dõi số lượng khách đến thực tế: Hệ thống cập nhật số lượng check in theo thời gian thực.
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách mời: Tăng trải nghiệm người tham dự ngay từ khâu đón tiếp.
Dễ dàng tổng hợp dữ liệu sau sự kiện: Phân tích tỷ lệ tham dự, thời gian đến, nhóm khách mời nổi bật,…

3.2. Đối với người tham dự

Thủ tục nhanh chóng, không cần chờ đợi
Bảo mật thông tin cá nhân cao hơn
Có thể lưu mã QR trên điện thoại hoặc in ra đều tiện lợi

4. Các hình thức gửi mã QR check in

Qua email vé mời: Mỗi vé được đính kèm mã QR riêng.
Qua app sự kiện: Nhiều đơn vị có ứng dụng riêng cho khách mời.
Qua tin nhắn SMS/Zalo: Linh hoạt cho khách hàng không dùng email.
In sẵn trên vé giấy: Đối với khách không dùng thiết bị thông minh.

5. Quy trình tổ chức sự kiện có check in bằng QR code

Việc check-in sự kiện bằng mã QR được tổ chức theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác và tối ưu trải nghiệm của người tham dự:

5.1 Đăng ký trước sự kiện

Người tham dự thường được yêu cầu đăng ký trước qua hệ thống trực tuyến như website, landing page, form đăng ký hoặc qua các kênh liên lạc khác như email, hotline, Zalo OA,...

5.2. Nhận thư mời điện tử hoặc voucher có mã QR

Sau khi hoàn tất đăng ký, người tham dự sẽ nhận được thư mời điện tử, e-voucher hoặc vé mời có đính kèm mã QR cá nhân hóa. Mã QR này sẽ được sử dụng để quét khi đến sự kiện.

5.3. Check-in tại địa điểm sự kiện

Khi đến nơi, người tham dự chỉ cần mở thư mời hoặc voucher và trình mã QR để nhân viên hoặc thiết bị chuyên dụng quét mã. Quá trình check-in diễn ra trong vài giây, nhanh chóng và tiện lợi.

5.4. Nhận vật phẩm và tài liệu sự kiện

Sau khi check-in thành công, người tham dự sẽ được nhận các vật phẩm chào mừng (welcome kit), thẻ tên, tài liệu sự kiện hoặc quà tặng từ ban tổ chức – tùy theo chương trình của từng sự kiện.

5.5. Ghi nhận thông tin và thời gian tham dự

Hệ thống sẽ tự động lưu lại thông tin cá nhân, thời gian check-in và trạng thái của từng người tham dự. Đây là dữ liệu quan trọng giúp ban tổ chức phân tích hiệu quả sự kiện, kiểm soát số lượng khách và triển khai các hoạt động tiếp theo.

5.6. Một số nền tảng tổ chức sự kiện tích hợp check in QR code

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện đã kết hợp với các phần mềm check in sự kiện để quản lý hiệu quả. Các hệ thống này hỗ trợ:

Tạo mã QR cá nhân hóa
Gửi vé mời hàng loạt
Quản lý nhiều sự kiện cùng lúc
Báo cáo tỷ lệ check in theo thời gian thực
Tích hợp với form đăng ký online và CRM

Lưu ý khi triển khai check in sự kiện bằng QR code

Kiểm tra kết nối mạng ổn định tại khu vực tổ chức
Dự phòng thêm 1–2 thiết bị quét trong trường hợp sự cố
Gửi mã QR đến khách trước sự kiện ít nhất 1–2 ngày
Bố trí nhân sự hỗ trợ khách không quen sử dụng mã QR

6. DOME TTC – Đơn vị cung cấp giải pháp check in QR Code chuyên nghiệp

DOME TTC là đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện, trong đó có dịch vụ check in sự kiện bằng QR code với đầy đủ tính năng:

Thiết kế vé mời, tạo mã QR cá nhân hóa
Phần mềm quét mã linh hoạt, dễ sử dụng
Hệ thống theo dõi check in theo thời gian thực
Hỗ trợ nhân sự và thiết bị check in tại chỗ
Báo cáo tổng hợp sau sự kiện

Bạn đang chuẩn bị một sự kiện lớn? Đừng để khách mời phải chờ đợi lâu chỉ vì khâu check in!

7. Kết luận

Check in sự kiện bằng QR code là bước tiến quan trọng trong việc chuyên nghiệp hóa quy trình tổ chức sự kiện. Không chỉ rút ngắn thời gian, giải pháp này còn giúp bạn kiểm soát dữ liệu khách mời chính xác, tạo dựng hình ảnh hiện đại – chuyên nghiệp cho thương hiệu.

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống check in thông minh, linh hoạt và an toàn – QR code là lựa chọn hàng đầu.