Lợi ích của QR Code Check-in trong sự kiện hiện đại | DOME TTC

28/06/2025

Trong kỷ nguyên số hóa, việc tổ chức sự kiện không chỉ là chuyện chuẩn bị sân khấu hay mời khách mời, mà còn cần quản lý chuyên nghiệp – nhanh chóng – chính xác. Một trong những công nghệ đang được ứng dụng rộng rãi hiện nay chính là QR code check-in.

Vậy check-in bằng mã QR là gì và tại sao nó lại trở thành giải pháp không thể thiếu trong sự kiện hiện đại?

1. QR Code Check-in là gì?

QR code check-in là hình thức quản lý khách mời bằng mã QR cá nhân hóa. Mỗi khách mời được gửi một mã QR riêng qua email, SMS hoặc vé mời điện tử. Khi đến sự kiện, khách chỉ cần quét mã là hoàn tất thủ tục điểm danh.

Hệ thống check-in có thể chạy trên:

Ứng dụng check-in chuyên dụng
Máy tính bảng hoặc smartphone của lễ tân
Máy scan chuyên dụng (nếu quy mô lớn)

2. 6 lợi ích nổi bật của QR code check-in trong sự kiện.

2.1. Tiết kiệm thời gian – tăng trải nghiệm

Thay vì phải dò danh sách hoặc ký tên thủ công, khách mời chỉ mất 2–3 giây để check-in, không cần chờ đợi.

Điều này giúp:

Giảm ùn tắc ở quầy lễ tân
Nâng cao ấn tượng với khách VIP
Tạo cảm giác sự kiện chuyên nghiệp, hiện đại

2.2. Quản lý chính xác và đồng bộ dữ liệu

Mọi thông tin check-in được ghi nhận real-time vào hệ thống:

Biết được ai đã đến – chưa đến
Xác định giờ check-in, vị trí
Kết nối với hệ thống CRM hoặc báo cáo thống kê
Lọc khách Vip, Khách media, lọc theo nhóm...

2.3. Giảm chi phí nhân sự

Với QR code, bạn chỉ cần 2–3 nhân viên hỗ trợ check-in, thay vì 5–10 người như phương pháp thủ công. Đặc biệt hiệu quả với sự kiện từ 500-1000+ khách.

2.4. Cá nhân hóa trải nghiệm

Mỗi mã QR có thể gắn với:

Tên khách mời, hạng vé, khu vực ngồi, chức vụ, công ty....
Tự động gửi email cảm ơn sau khi check-in.
Tích hợp mini game/QR code quay số trực tiếp

2.5. Bảo mật thông tin khách mời

Mã QR được mã hóa, chỉ hiển thị khi quét. Bạn có thể đặt thời gian hiệu lực, tránh bị lạm dụng.

2.6. Dễ dàng mở rộng và tích hợp

Hệ thống QR check-in có thể tích hợp với:

Face ID, RFID (Check in bằng khuôn mặt, hoặc bằng thẻ, vòng đeo tay RFID)
Ứng dụng sự kiện (App event)
Hệ thống điểm danh, CRM, loyalty…

3. Ứng dụng QR Code check-in trong các loại hình sự kiện

Loại sự kiện	Cách áp dụng QR check-in
Hội nghị – hội thảo	Quản lý khách mời VIP, phân nhóm, phân chỗ
Đại hội cổ đông, diễn đàn công nghệ	Tích hợp điểm danh, phát biểu, biểu quyết
Sự kiện khách hàng, ra mắt sản phẩm	Kết nối với mini game trúng thưởng
Lễ hội, triển lãm, khai trương	Quét mã vào cổng + khảo sát hài lòng
Team building, hội thao, giải chạy bộ	Check-in + điểm danh theo đội nhóm

4. DOME TTC – Giải pháp QR Code check-in chuyên biệt cho sự kiện

Tại DOME TTC, chúng tôi cung cấp phần mềm check-in sự kiện chuyên nghiệp với các tính năng:

Tạo và gửi mã QR cá nhân hóa
Tạo ladi page đăng ký sự kiện, hoặc website bán vé
Hình thức check in đa dạng: khuôn mặt (Face ID), Qrcode, thẻ RFID
Quản lý khách mời theo nhóm, loại vé, vị trí
Báo cáo real-time ngay tại sự kiện
Tích hợp Loyalty, quay số may mắn, mini game…

Đã triển khai thành công cho: FPT - FTI, VNPT, Viettel, Mobiphone, Sawaco, Nhựa Bình Minh... và các agency tổ chức sự kiện lớn nhỏ…

5. Tạm kết

QR Code check-in không chỉ là công cụ điểm danh, mà còn là cầu nối giữa trải nghiệm – dữ liệu – hiệu quả tổ chức sự kiện. Trong thời đại số hóa, doanh nghiệp nào sớm áp dụng giải pháp này sẽ nắm trong tay lợi thế cạnh tranh rõ rệt.