Quy trình triển khai hệ thống check-in bằng khuôn mặt (FaceID)

Tại các sự kiện quy mô từ 500 đến 1.000 khách mời, khu vực đón tiếp thường xuyên xảy ra tình trạng ùn tắc cục bộ vào khung giờ cao điểm (thường là 15-30 phút trước giờ khai mạc). Việc nhân viên lễ tân phải lật tìm tên khách trong danh sách giấy hoặc quét mã QR bị lỗi do màn hình điện thoại mờ, phản chiếu ánh sáng... khiến thời gian chờ đợi kéo dài, gây cảm giác mệt mỏi cho người tham dự.

Để giải quyết vấn đề này, công nghệ check-in bằng khuôn mặt (Face Check-in) được áp dụng nhằm rút ngắn thời gian xác thực xuống dưới 1 giây. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động trơn tru tại hiện trường chứ không chỉ trên lý thuyết, đơn vị tổ chức cần một quy trình triển khai kỹ thuật bài bản. Tại Domettc, chúng tôi không chỉ cung cấp thiết bị, mà cung cấp một giải pháp vận hành chính xác được chuẩn hóa qua từng dự án.

Vì sao quy trình triển khai quan trọng hơn thiết bị đắt tiền?

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện lầm tưởng rằng chỉ cần đầu tư hoặc thuê các thiết bị nhận diện khuôn mặt đắt tiền là sẽ giải quyết triệt để bài toán ùn tắc. Tuy nhiên, thực tế vận hành cho thấy hiệu quả của hệ thống phụ thuộc 40% vào phần cứng và 60% vào quy trình triển khai tại hiện trường.

Dù sở hữu công nghệ AI tiên tiến nhất, hệ thống check-in vẫn có thể gặp lỗi hoặc hoạt động kém hiệu quả nếu thiếu sự tính toán kỹ thuật bài bản. Dưới đây là 3 yếu tố ngoại cảnh thường xuyên tác động đến chất lượng của dịch vụ này:

1. Tác động của môi trường ánh sáng (Lighting Conditions)

Camera nhận diện khuôn mặt hoạt động dựa trên việc phân tích các điểm ảnh (pixels). Một thiết bị dù nhạy đến đâu cũng sẽ mất khả năng nhận diện chính xác nếu đặt trong môi trường:

- Ngược sáng (Backlight): Đặt máy quay lưng ra cửa kính hoặc nguồn sáng mạnh khiến khuôn mặt khách mời bị tối đen.
- Ánh sáng phức tạp: Đèn sân khấu (moving head, đèn màu) quét qua liên tục gây nhiễu cảm biến.
Giải pháp của quy trình: Khảo sát đo sáng và điều chỉnh vị trí đặt máy, bổ sung đèn trợ sáng (fill light) là bước bắt buộc để đảm bảo tỷ lệ nhận diện đạt >99%.

2. Sự ổn định của hạ tầng mạng khi chịu tải lớn

Tại các sự kiện có quy mô trên 1.000 người, hạ tầng mạng (Wi-Fi/4G) thường xuyên xảy ra tình trạng nghẽn băng thông do lượng truy cập quá lớn cùng một lúc.

- Rủi ro: Thiết bị check-in không thể đồng bộ dữ liệu khách hàng mới về máy chủ (Server) hoặc độ trễ (latency) tăng cao, khiến thời gian xử lý kéo dài từ 0.5 giây lên đến 3-5 giây/người.
- Giải pháp của quy trình: Một quy trình chuẩn phải bao gồm việc thiết lập mạng LAN nội bộ riêng biệt (Dedicated Network) hoặc chế độ hoạt động Offline (Local Mode) để hệ thống vận hành độc lập, không phụ thuộc vào internet công cộng.

3. Quy hoạch luồng di chuyển và hành vi người dùng

Máy check-in có tốc độ xử lý nhanh, nhưng nếu không được bố trí hợp lý, khu vực đón tiếp vẫn sẽ hỗn loạn.

- Điểm nghẽn (Bottleneck): Đặt quá ít máy tại một cửa hẹp hoặc không phân luồng khách VIP/khách thường rõ ràng.
- Thao tác người dùng: Khách mời không biết khoảng cách đứng tối ưu (thường là 0.5m - 1m), đeo khẩu trang hoặc kính râm quá đậm.
- Giải pháp của quy trình: Cần có sơ đồ bố trí (Floor Plan) và nhân sự điều phối (Supporter) hướng dẫn khách hàng đứng đúng vị trí, đảm bảo dòng người lưu thông liên tục.

Chính vì những rủi ro kỹ thuật kể trên, Domettc không chỉ cung cấp thiết bị mà tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình 4 bước triển khai dưới đây để kiểm soát mọi biến số trước giờ G.

Quy trình triển khai hệ thống check-in bằng khuôn mặt

Trong tổ chức sự kiện quy mô lớn, việc kiểm soát ra vào (Access Control) yêu cầu độ chính xác cao và khả năng vận hành ổn định. Hệ thống check-in bằng khuôn mặt là giải pháp công nghệ giúp tự động hóa quá trình này. Tuy nhiên, hiệu quả của hệ thống phụ thuộc lớn vào năng lực triển khai của đơn vị cung cấp.

Tại Domettc, chúng tôi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 4 bước gồm: Khảo sát, Lắp đặt, Đồng bộ dữ liệu và Vận hành để đảm bảo hệ thống hoạt động không lỗi trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.

Bước 1: Khảo sát hạ tầng và quy hoạch luồng di chuyển

Việc khảo sát thực tế (Site Survey) là yêu cầu bắt buộc để xác định tính khả thi của giải pháp tại địa điểm tổ chức. Kỹ thuật viên của Domettc sẽ thực hiện các công việc sau:

- Đánh giá điều kiện ánh sáng: Camera nhận diện khuôn mặt cần hoạt động trong môi trường ánh sáng ổn định, tránh ngược sáng (backlight) hoặc quá tối. Chúng tôi sẽ đo đạc cường độ sáng để đề xuất phương án bổ sung đèn hoặc thay đổi vị trí đặt máy.
- Kiểm tra hạ tầng mạng và điện: Xác định vị trí nguồn điện và kiểm tra băng thông internet (LAN/Wifi/4G). Hệ thống cần kết nối mạng ổn định để đồng bộ dữ liệu check-in về máy chủ theo thời gian thực.
- Quy hoạch luồng khách (Flow): Tính toán số lượng thiết bị cần thiết dựa trên số lượng khách mời dự kiến và diện tích sảnh chờ. Việc bố trí vị trí đặt máy hợp lý giúp phân luồng khách VIP, khách thường và tránh ùn tắc cục bộ.

Bước 2: Lắp đặt và cấu hình phần cứng (Hardware Setup)

Dựa trên phương án khảo sát, đội ngũ kỹ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị trước giờ G (thường là trước 12-24 tiếng).

- Triển khai thiết bị: Lắp đặt các loại máy phù hợp như: Tablet để bàn, Kiosk đứng (Floor Stand) hoặc tích hợp vào cổng phân làn tự động (Flap Barrier/Tripod Turnstile).
- Cố định và đi dây: Hệ thống dây tín hiệu và dây nguồn được đi nẹp sàn hoặc dán cố định để đảm bảo an toàn điện và thẩm mỹ cho khu vực sự kiện.
- Cấu hình tham số: Kỹ thuật viên thiết lập các thông số kỹ thuật cho camera: khoảng cách nhận diện tối ưu (thường từ 0.5m - 1.5m), góc quét và độ nhạy của cảm biến.

Bước 3: Đồng bộ dữ liệu và kiểm thử hệ thống (Data Sync & Testing)

Đây là bước quyết định độ chính xác của quá trình nhận diện.

- Nhập liệu (Import Data): Dữ liệu khách mời (Họ tên, mã số, hình ảnh) được nạp vào phần mềm quản lý của Domettc. Hệ thống sẽ xử lý hình ảnh thành dữ liệu vector để phục vụ việc so khớp.
- Kiểm thử (UAT): Chạy thử nghiệm check-in với các kịch bản thực tế: check-in liên tục, check-in khi đeo kính, check-in với dữ liệu rác (người không có trong danh sách) để đảm bảo hệ thống phản hồi chính xác.
- Dự phòng (Backup): Thiết lập chế độ hoạt động Offline (cục bộ) để hệ thống vẫn có thể check-in ngay cả khi mất kết nối internet tại sự kiện.

Bước 4: Vận hành trực tiếp và hỗ trợ kỹ thuật (On-site Support)

Trong thời gian đón khách, nhân sự kỹ thuật của Domettc sẽ trực tiếp giám sát và vận hành hệ thống.

- Giám sát trạng thái: Theo dõi hoạt động của các thiết bị thông qua màn hình Dashboard trung tâm để phát hiện sớm các thiết bị mất kết nối hoặc pin yếu.
- Hỗ trợ khách mời: Hướng dẫn khách đứng đúng vị trí nhận diện, hỗ trợ đăng ký khuôn mặt tại chỗ (Face Enrollment) cho khách phát sinh hoặc khách chưa gửi ảnh trước.
- Xử lý sự cố: Can thiệp kỹ thuật ngay lập tức nếu xảy ra lỗi phần mềm hoặc phần cứng, đảm bảo thời gian gián đoạn không quá 60 giây.

Việc tuân thủ quy trình kỹ thuật nghiêm ngặt giúp Domettc kiểm soát rủi ro và đảm bảo hệ thống check-in bằng khuôn mặt vận hành chính xác, tốc độ cao. Đối với các sự kiện doanh nghiệp, hội nghị khách hàng hay ra mắt sản phẩm, quy trình này giúp tối ưu hóa công tác đón tiếp và thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI DOME

Địa chỉ:

Trụ sở chính: 179c Hai Bà Trưng, Phường Xuân Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh: GS3, Vinhomes smartcity, Phường Tây Mỗ, Hà Nội.

Hotline: 0888 313 355 - Email: dome.ttc1@gmail.com